Fördjupning legala krav
 

Multifråga i relation till hela biståndsprocessen:


 

Detaljering av stegen inom mittsteget ovan där Multifråga används:


 

Att ange inloggningsuppgifter krävs för åtkomst till frågefunktionen. Endast auktoriserade personer ska ha tillgång till sådana inloggningsuppgifter. Utdelning och återkallande av inloggningsuppgifter måste handläggas med stor noggrannhet inom kommunen. Användarnamn och lösenord ska vara av god kvalitet, dvs ha en tillräcklig längd och inte vara svårgissade. Uppgifterna får inte finnas nerskrivna så de kan läsas av andra.


 

För att få ställa en fråga om personer till myndigheter för att erhålla underlag för bedömning om ekonomiskt bistånd finns ett antal legala krav. I sammanfattning: Frågan måste 1) ställas av en svensk kommun, 2) ställas av en behörig handläggare, 3) gälla ett aktuellt (pågående) biståndsärende och 4) därmed avse de personer som ingår i det hushåll som ärendet gäller samt 5) gälla en aktuell och avgränsad period.


 

Detaljerade legala krav avseende utlämning av personuppgifter till kommunernas socialtjänster

Sekretessbelagda uppgifter

Uppgifter som efterfrågas från myndigheter om personer är sekretessbelagda. Generellt sett gäller att myndigheter får lämna ut uppgifter om samtycke har lämnats av berörda personer. Myndigheter får dock lämna ut uppgifter till kommunernas socialtjänster utan att samtycke lämnats om ett antal specifika förutsättningar föreligger. Denna utlämning kan ske med sk med direktåtkomst. Detta innebär att en fråga för angivna personer inom ett hushåll kan skickas elektroniskt till myndigheter och svar kan erhållas omgående. Detta regleras genom ny lagstiftning (2009). Kompletteringar har skett i socialtjänstlagen (11 kap. 11-11 b §§) som ger kommunerna denna rättighet.

En särskild förordning (SFS 2008:975) har utfärdats som specificerar vilka uppgifter som ska utlämnas av myndigheterna till kommunerna. Läs förordningstexten hos Rättsnätet här (öppnas i nytt fönster).

Aktuellt ärende

Denna utlämning av personuppgifter är sekretessbrytande, dvs sekretessen hos myndigheten bryts och överförs till den mottagande kommunen. Reglerna säger att handläggare hos den mottagande myndigheten (dvs kommunens socialtjänst) bara får ta del av specificerade personuppgifter när de behövs i angivna ärenden och verksamheter. Detta innebär att utlämning av uppgifter endast får ske avseende personer som är aktuella i ärenden. För att det ska anses vara ett aktuellt ärende behöver en ansökan om ekonomiskt bistånd ha inlämnats och ett motsvarande biståndsärende har initierats inom socialtjänsten. Det kan inte anses att ett ärende föreligger om beslut om bistånd är fattat. Då är inte ärendet aktuellt längre. Detta följer förvaltningslagens ärendebegrepp. Varje ansökan initierar ett ärende (enskilt ärende) som avslutas genom ett beslut. Ibland används ett annat ärendebegrepp i kommunernas handläggningsverksamhet och IT-system: ”Sammanhållet ärende”. Ett sådant ärendebegrepp inbegriper flera på varandra följande (enskilda) ärenden för ett hushåll. Det räcker inte med att det föreligger ett sammanhållet ärende för hushållet för utlämning av personuppgifter från myndigheterna. Det måste föreligga ett aktuellt enskilt ärende (utifrån en specifik ansökan) som ännu inte slutförts genom ett beslut.

Behörighets- och säkerhetsrutiner

För att sekretessbrytande överföring av personuppgifter ska kunna ske genom direktåtkomst från myndighet till kommun krävs att den utlämnande myndigheten har försäkrat sig om att behörighets- och säkerhetsfrågorna är lösta på ett tillfredsställande sätt. Detta ställer således krav på kommunens behörighets- och säkerhetsrutiner. Det är viktigt att inse att det åvilar ett särskilt ansvar hos kommunerna att väl hantera dessa sekretesskyddade personuppgifter som överförts från myndigheterna.

Denna fråge-/svarsapplikation har utformats för att uppfylla de legala kraven på kommunernas uppgiftshantering (genom den tekniska lösningen tillsammans med administrativ kontroll). Alla frågor till myndigheterna via denna applikation loggas. Loggen kan komma att användas för stickprovskontroll för att säkerställa att frågorna är berättigade.

Krav på giltig fråga

De legala kraven på uppgiftsutlämning har sammanfattats i följande kriterier för en giltig fråga. En fråga är giltig: